Allgemeines 

• Die Wahl des Templates sollte von der fachlichen Anforderung abhängig gemacht werden. Die Umsetzung einer Tabelle erfordert z. B. eine andere Art der Vorgabe als reine Texte.
• Die starre Verwendung ein und desselben Templates für alle möglichen Arten von fachlichen Anforderungen ist nicht sinnvoll.
• Es sollte vielmehr eine Auswahl von Templates für die verschiedenartigen fachlichen Vorgaben zur Verfügung stehen, die frei mit einander kombinierbar sind. 
• Die Struktur der Anforderung sollte in der Vorgabe unmittelbar erkennbar sein.

Von der fachlichen Spezifikation zur DOPiX-Vorgabe

Die Erstellung von umsetzbaren Vorgaben sollte in mindestens 2 Schritten erfolgen: 

1. Fachliche Spezifikation (i. d. R. Einzelbriefsicht)
2. Strukturierung und Verfeinerung

• Die Arbeitsergebnisse sollen eindeutig, vollständig und widerspruchsfrei sein.
• Die Wiederverwendung von Objekten (Textbausteine, Textbausteingruppen, …) soll berücksichtigt werden. 
• Word und Excel sollten frei kombinierbar sein.

Arten der fachlichen Anforderung

Grundsätzlich kann in 3 Arten der fachlichen Anforderung unterschieden werden:

1. Reine Texte: Diese  sollten in Word vorgegeben werden.
2. Texte in Listenform: Diese sollten ebenfalls in Word unter Verwendung von Tabstopps vorgegeben werden.
3. Tabellen: Diese sollten in Excel im Layout Modus vorgegeben werden.

Damit hat man einen kleinen flexiblen "Instrumentenkoffer", deren Instrumente - je nachdem, welche Arten von Anforderungen in einem Brief, Dokument oder Schriftstück zu spezifizieren sind - frei kombinierbar sind.